BACA JUGA : Belum Genap Satu Tahun Berdiri, Sudah Berani Targetkan Emas
Seperti diketahui, absensi sangat penting untuk dilakukan agar para karyawan tetap disiplin dan produktif. Selain itu, absensi juga sangat penting untuk melakukan penghitungan cuti, lembur, shift dan berbagai aktivitas karyawan lainnya.
Melihat potensi bisnis yang sangat menggiurkan karena adanya aturan PPKM, membuat banyak perusahaan yang membuat sebuah aplikasi untuk absen online yang berfungsi untuk melakukan pemantauan produktivitas para karyawan yang kerja dari rumah sekaligus memberikan nilai dari kinerja para karyawan secara transparan.
Manfaat Aplikasi untuk Absen Online Bagi Karyawan
Selain bertugas untuk memantau kinerja para karyawan, aplikasi ini ternyata mempunyai beberapa manfaat yang tidak Anda sadari, antara lain yaitu:
- Tingkat kedisiplinan para karyawan meningkat
- Produktivitas para karyawan menjadi lebih meningkat
- Sebagai penilaian untuk menentukan nominal gaji yang didapatkan oleh setiap karyawan
- Tingkat kesadaran dan kepatuhan karyawan terhadap peraturan yang dibuat oleh perusahaan meningkat
Manfaat Absensi Online Bagi Perusahaan
Penyebaran virus corona masih belum menunjukkan tanda-tanda akan segera berhenti. Semakin hari semakin banyak orang yang sakit. Semakin banyak perusahaan harus memulai kebijakan bekerja dari rumah pertama mereka, sehingga memulai pencarian perangkat lunak terbaik untuk mendukung proses bekerja dari rumah. Salah satu software yang paling banyak dicari adalah aplikasi untuk absen online.
Di antara perangkat lunak kerja jarak jauh lainnya, tim HR Anda mungkin paling membutuhkan absensi online. Aplikasi ini akan membuat tim HR Anda melakukan pekerjaan mereka lebih mudah dan lebih cepat.
Selain manfaatnya bagi karyawan, aplikasi untuk absen online juga memberikan kemudahan bagi perusahaan, terutama untuk divisi Human Resources Department. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh tim HR Anda dari menggunakan aplikasi untuk absen online.
- Kemudahan Dalam Proses Rekapitulasi Kehadiran
Salah satu tugas dan tanggung jawab divisi Human Resources adalah merekapitulasi kehadiran para karyawan, mulai dari data kehadiran hingga keterlambatan. Jika biasanya hal ini dilakukan oleh mesin fingerprint saat seluruh karyawan datang ke kantor, namun bagaimana dengan karyawan yang bekerja dari rumah atau work from home (WFH)?
Karena itulah dibuat sebuah sistem aplikasi untuk absen online yang mempunyai tugas dan fungsi yang sama layaknya mesin fingerprint. Dengan begitu, divisi HRD dapat dengan mudah melakukan pencatatan serta rekapitulasi data secara otomatis dan efisien tanpa perlu menghabiskan waktu untuk mendatanya secara manual.
- Transparansi & Real-time
Melalui aplikasi ini, tentunya divisi HRD dapat mengecek kehadiran para karyawan secara real-time dan transparan karena seluruhnya tercatat secara otomatis pada sebuah sistem secara akurat.
Selain itu, aplikasi absensi ini ternyata juga membantu tim personalia untuk melakukan update terbaru secara langsung tanpa perlu memindahkannya secara manual dari satu perangkat ke perangkat lainnya. Hal ini dikarenakan seluruhnya dapat diakses, baik melalui desktop device maupun mobile device atau smartphone.
- Tingkat Akurasi yang Lebih Baik
Absensi manual rentan terhadap kesalahan manusia. Tidak jarang staf mengeluhkan bahwa mereka mendapatkan data absensi yang salah atau tidak akurat dari tim HR. Ketidaktepatan semacam ini akan berdampak pada perhitungan gaji, yang pada akhirnya akan berdampak buruk bagi semua orang.
Oleh karena itu, banyak pemilik bisnis mulai menggunakan sistem absensi online selama social distancing ini. Dengan demikian, pekerjaan tim HR akan lebih mudah diatur dan mengurangi kesalahan manusia. Data dan informasi dari HRD juga akan lebih akurat.
- Lebih Hemat
Mengelola data kehadiran secara manual sangat memakan waktu. Mungkin tidak masalah jika perusahaan Anda memiliki karyawan tidak lebih dari 20 orang. Tapi, bagi mereka yang memiliki seribu karyawan, itu memang cukup menjadi masalah. Tim HR harus memproses dokumen spreadsheet dengan ribuan baris.
Sedangkan, dengan aplikasi untuk absen online, tim HR dapat memantau absensi karyawan dengan mudah. Sistem bekerja pada pencatatan kehadiran dan perhitungan gaji secara otomatis. Aplikasi ini akan membuat tim HR bekerja lebih efisien.
- Mudah untuk Memantau Jam Kerja Karyawan
Bekerja dari rumah membuat tim HR kesulitan memantau kinerja karyawan. Tidak ada yang tahu apakah karyawan itu bekerja atau malah tidur siang. Pantau karyawan Anda dengan WhatsApp mungkin tidak berfungsi. Namun, dengan aplikasi untuk absen online, Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan Anda. Informasi seperti absen, lembur, dan cuti tersedia secara jelas.
- Manajemen Cuti
Software absensi memudahkan pengelolaan segala hal yang berkaitan dengan absensi, termasuk cuti. Aplikasi untuk absen online memudahkan tim HR untuk mengelola cuti karyawan. Hal yang Anda butuhkan hanyalah masuk ke sistem untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa. Dengan cara ini, karyawan Anda tidak perlu meminta staf HR untuk mengetahui berapa banyak cuti yang mereka miliki.
Itulah beberapa manfaat yang dapat diperoleh tim HR Anda dari menggunakan aplikasi untuk absen online. Di masa-masa sulit seperti sekarang ini, sebagai pemilik perusahaan, Anda harus bekerja lebih keras dan lebih kreatif untuk membuat bisnis Anda tetap bertahan. Menggunakan perangkat lunak kerja jarak jauh seperti aplikasi untuk absen online adalah cara terbaik. Menggunakan software juga akan memudahkan tim HR Anda untuk melakukan pekerjaannya dengan berbagai otomatisasi.
- Menghitung Jam Kerja Secara Akurat
Dengan adanya sistem aplikasi absensi secara online, perhitungan jam kerja menjadi semakin akurat dan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Mengingat banyak oknum karyawan yang memanfaatkan waktu jam kerja yang tidak sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Menjadi Dasar Penentuan Gaji Karyawan
Melalui sistem aplikasi ini, perusahaan dapat mengetahui karyawan mana saja yang bekerja secara produktif dan mana yang tidak. Dengan melihat hal ini, perusahaan dapat dengan mudah menentukan besaran gaji dari setiap karyawan atau bahkan membuat pembaharuan kesepakatan dengan karyawan dalam hal gaji.
Bukan hanya itu saja, melalui aplikasi ini, perusahaan juga dapat menggaji karyawan secara adil dan transparan sesuai dengan perhitungan jam kerja yang dilakukan oleh masing-masing karyawan.
- Menghemat Biaya dan Waktu
Dengan menggunakan sistem aplikasi absensi secara online, perusahaan akan menghemat waktu dan biaya mereka. Bayangkan saja, jika menggunakan mesin fingerprint, perusahaan perlu mengeluarkan biaya yang jumlahnya tidak sedikit, belum lagi dengan biaya maintenance atau perawatannya.
Sedangkan dengan menggunakan aplikasi atau HR information system, perusahaan tidak perlu lagi repot-repot membeli perangkat dalam jumlah banyak. Perusahaan hanya cukup membeli aplikasi dan menginstalnya sehingga perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya.
Rekomendasi Aplikasi untuk Absen Online Terbaik
Berikut ini adalah beberapa aplikasi untuk absen online terbaik yang ada di Indonesia dan telah banyak digunakan oleh beberapa perusahaan terkemuka di Indonesia. Beberapa di antaranya free maupun yang berbayar serta beberapa detail yang ditawarkan, antara lain yaitu:
- Talenta by Mekari
Di antara banyak aplikasi HRIS lainnya, Talenta merupakan aplikasi yang paling banyak digunakan dan paling populer di Indonesia. Salah satu kelebihan yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah hadirnya fitur GPS, fitur manajemen payroll, hingga database karyawan dengan menggunakan basis cloud.
Di Google Play, aplikasi ini telah diunduh jutaan kali dan diberi rating sebesar 4.0 oleh seluruh pengguna yang telah mengunduhnya. Salah satu kelebihan dari aplikasi ini dibandingkan dengan aplikasi lainnya adalah terdapatnya fitur live chat di dalamnya sehingga jika terjadi gangguan atau kesalahan sistem. Para penggunanya dapat langsung berkomunikasi untuk mencari solusi yang terbaik. Anda bisa melihat di laman websitenya di https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-absen/
Kelebihan Talenta by Mekari:
- Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- LinovHR
Merupakan sebuah aplikasi untuk absen online yang dibuat oleh Linov Roket Prestasi untuk divisi Human Resource sehingga mempermudah mereka dalam mengelola data absensi serta penggajian karyawan tanpa perlu membebani divisi IT dalam merekapitulasi absensi para karyawan.
LinovHR merupakan sebuah software berbasis cloud dan dirancang khusus untuk memantau berbagai aktivitas harian karyawan hingga memantau lokasi karyawan ketika meeting di luar kantor.
Aplikasi ini telah digunakan di beberapa perusahaan terkemuka di Indonesia, seperti Advan, ILOTTE, Smartfren, hingga PP Properti.
- AbsenKu
Merupakan sebuah aplikasi yang mendukung tugas dan tanggung jawab dari divisi HR yang berfungsi sebagai absensi para karyawan. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang menarik, seperti fitur GPS untuk memantau karyawan yang melakukan meeting hingga fitur check-in dan out yang berfungsi untuk melaporkan kepada perusahaan apakah karyawan telah selesai meeting atau belum.
Hal menarik lainnya yang ditawarkan oleh aplikasi AbsenKu adalah fitur untuk membuat laporan berbagai aktivitas yang telah dilakukan oleh karyawan setiap harinya hingga informasi gaji yang didapatkan.
- Atenda
Sama seperti Talenta, Atenda merupakan salah satu aplikasi untuk absen online yang juga banyak dicari oleh perusahaan. Namun yang membedakan adalah aplikasi ini ternyata mempunyai fitur payroll di dalamnya sehingga membantu para pengusaha dan pebisnis agar usaha dan bisnisnya terus berkembang.
Beberapa fitur yang ditawarkan pada aplikasi ini seperti absensi karyawan, pembuatan jadwal, bertukar jadwal, dan beberapa fitur lainnya. Meski secara tampilan terbilang rumit, namun telah tersedia tutorial hingga video demo yang bisa dipergunakan oleh pengguna untuk memahami sistem pada aplikasi ini.
Editor : Safitri