JEMBER, RADARJEMBER.ID – Presensi bukan hanya sekedar data kehadiran karyawan, akan tetapi juga berguna untuk sebuah perusahaan mengambil keputusan penting yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja atau kebijakan perusahaan lainnya. Menyadari betapa pentingnya hal tersebut, pastinya perusahaan akan memerlukan sebuah sistem khusus untuk mengelola presensi atau yang biasa disebut Presensi kehadiran.
Tentunya aplikasi presensi ini memiliki peran besar terhadap data produktivitas karyawan di tempat kerja dan profitabilitas sebuah perusahaan. Sistem ini juga dapat membantu dalam melacak kehadiran para karyawan dan hasil akhirnya berupa pertumbuhan dan perkembangan perusahan dalam bidangnya.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat aplikasi presensi kehadiran kini dapat dilakukan dengan sebuah aplikasi. Tentunya tujuan pembuatan aplikasi ini adalah untuk mempermudah perusahaan dalam mengelola data hadir dan presensi karyawan dengan cepat dan efisien.
Lalu, fungsi dan manfaat apa saja yang dapat diberikan oleh aplikasi presensi kehadiran terhadap perusahaan?
Fungsi Aplikasi Presensi Online Karyawan
Saat ini sudah banyak instansi yang beralih menggunakan presensi online untuk karyawannya, karena sistem digital ini memiliki banyak fungsi. Fungsi-fungsi tersebut adalah:
- Membantu mengelola kehadiran karyawan
Perusahaan Anda memiliki jumlah karyawan yang banyak? Betapa repotnya jika pencatatan kehadiran para karyawan tersebut dilakukan secara manual. Pasti setiap bulan Anda akan disibukkan luar biasa dalam pekerjaan penghitungan jumlah kehadiran karyawan.
Hal ini tentu harus dilakukan karena menyangkut penghitungan dan pemberian gaji karyawan. Aplikasi online akan sangat membantu. Sebab, Anda atau bagian HR hanya perlu mengambil hasil laporan presensi karyawan yang sudah tercatat secara digital. Tidak ada lagi kehebohan setiap akhir bulan di bagian HRD.
2. Meminimalkan kecurangan
Sebagai pemilik perusahaan atau orang yang bertugas di bagian HRD, tentu Anda sudah tahu bahwa ada karyawan yang kerap melakukan kecurangan dalam pencatatan presensi. Ada karyawan yang sering menitip daftar kehadiran pada temannya jika menggunakan presensi mesin pencetak, ada juga yang memalsukan atau menitipkan gambar sidik jarinya.
Menggunakan sistem presensi online akan meminimalkan kecurangan seperti itu. Sebab, pencatatan kehadiran dilakukan melalui aplikasi di ponsel masing-masing karyawan, dengan sistem swafoto (foto selfie). Foto ini akan dicocokkan dengan data foto yang sudah tersimpan di sistem.
Sistem absensi ini juga bisa melacak keberadaan karyawan secara real time karena sudah terhubung dengan GPS.
3. Mengatur jadwal kerja karyawan
Aplikasi presensi online sangat memudahkan pengaturan jadwal kerja karyawan, terutama yang kerjanya menggunakan sistem shift. Di sini HRD tidak perlu pusing mengatur jadwal secara manual. Sebaliknya, karyawan juga bisa dengan mudah memeriksa jadwal kerjanya.
Dengan aplikasi ini, karyawan juga memungkinkan mengganti jadwal kerjanya ke hari lain dan menukarnya dengan jadwal kerja karyawan lain. Tentunya setelah ada kesepakatan dengan karyawan lain penggantinya.
4. Menampilkan agenda penting
Setiap perusahaan memiliki agenda penting dalam pengoperasiannya. Sistem presensi online memungkinkan perusahaan menampilkan agenda penting tersebut secara digital. Mungkin saja perusahaan sedang mengadakan program training bagi karyawan, secara bergantian. Jadi agenda ini pun dapat dilihat langsung oleh karyawan yang mendapat giliran training.
Manfaat Aplikasi Presensi
- Aksesibilitas waktu
Dengan menggunakan aplikasi presensi kehadiran tentunya HR di sebuah perusahaan dapat memuat data kehadiran karyawan dengan mudah, karena prosesnya yang telah diotomatisasi langsung.Jadi semua proses perhitungan waktu kehadiran di proses secara otomatis tanpa harus menggunakan admin. Akan tetapi, proses manual tetap bisa dilakukan, jika suatu waktu diperlukan untuk alasan tertentu. Adanya fitur otomasi ini membuat HR dengan leluasa untuk memantau perkembangan setiap karyawan, terutama untuk hal yang berhubungan dengan konsistensi dan kedisiplinan.
- Meminimalisir kecurangan
Menggunakan aplikasi presensi kehadiran dapat meminimalisir karyawan dalam melakukan pencurian waktu ataupun memanipulasi data presensi mereka. Hal ini terjadi karena aplikasi ini telah dienkripsi serta data akan tersimpan dengan aman pada server penyedia aplikasi presensi kehadiran.
- Kemudahan dalam menganalisis data kehadiran
Aplikasi presensi kehadiran dapat memudahkan HR dalam memeriksa kehadiran karyawan secara real-time. Kapanpun dan dimanapun HR dapat mengetahui karyawan yang hadir maupun yang tidak hadir. Jadi HR pun dapat mengambil data kehadiran tersebut bila sewaktu-waktu diperlukan tanpa harus datang ke kantor atau memanggil divisi yang bersangkutan.
- Lebih instan serta telah terintegrasi
Keberadaan teknologi telah menciptakan banyak kemudahan dalam sektor kehidupan. Begitu juga dengan aplikasi presensi kehadiran, karena dapat memangkas waktu untuk mengumpulkan data presensi karyawan tanpa harus menggunakan metode manual.
Sistem yang tersedia juga telah terintegrasi dengan kebutuhan payroll perusahaan, sehingga hal ini sangat memudahkan proses penghitungan gaji karyawan. Selain itu, aplikasi ini juga user friendly karena pengoperasiannya lebih mudah dipahami dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
- Membuat karyawan lebih produktif
Menggunakan aplikasi presensi kehadiran pada dasarnya akan lebih menghemat waktu dan biaya. Bahkan aplikasi ini akan memberi kemudahan bagi karyawan saat melakukan presensi di karena memiliki mobile clocking yang dapat diakses tanpa harus datang terlebih dahulu ke kantor.
Hal ini tentu memudahkan perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote work atau work from home selama pandemi Covid-19. Produktivitas kerja akan tetap terjaga dan karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk datang ke kantor hanya untuk melakukan presensi.
Fitur-Fitur yang Wajib Ada pada Aplikasi Presensi
- Fitur timesheet online
Fitur ini berguna untuk pemantauan aktivitas karyawan. Tim HRD perlu memantau dan menilai efektivitas kinerja karyawan.
Fitur timesheet online Talenta bisa menyajikan data presensi karyawan yang berkaitan waktu kerja, sehingga Anda bisa mengetahui waktu yang dibutuhkan oleh masing-masing karyawan dalam mengerjakan tugas. Fitur ini juga memudahkan Anda melakukan time tracking, seperti memantau jam keluar masuk karyawan, berapa lama karyawan lembur, berapa hari karyawan mengambil cuti.
Semua ini untuk melihat performa karyawan dan berhubungan dengan kenaikan jabatan atau gaji.
2. Fitur shift kerja
Fitur ini digunakan untuk mengatur shift kerja karyawan. Dalam satu shift kerja tentu Anda harus menempatkan karyawan yang sesuai, agar tim kerja shift ini dapat melakukan tugasnya dengan baik. Misalnya, di sebuah restoran, karyawan yang unggul dalam mengelola kebutuhan tamu bisa disatukan shift-nya dengan karyawan yang mampu bekerja di belakang meja.
Anda tidak perlu berulang-ulang mengatur jadwal. Pengaturan shift kerja karyawan hanya perlu dilakukan satu kali, langsung bisa diterapkan pada karyawan.
3. Fitur reimbursement
Ini adalah fitur untuk pengajuan klaim online. Dengan menggunakan fitur ini, Anda sebagai pemilik perusahaan lebih mudah melakukan koordinasi keuangan dengan bagian terkait, untuk menunaikan kewajiban memenuhi klaim karyawan.
Fitur ini sangat mudah digunakan. Karyawan tinggal memotret dokumen lalu mengunggahnya. Selanjutnya menunggu persetujuan.
Itu lah beberapa manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan jika menggunakan aplikasi presensi kehadiran seperti Talenta untuk mendapatkan data kehadiran karyawan Anda.
Talenta adalah salah satu aplikasi HR dengan solusi yang dapat membantu Anda dalam mengelola data kehadiran karyawan. Sehingga dapat membantu Anda untuk mengambil keputusan perusahaan yang lebih tepat. Tertarik untuk mencoba Talenta? Segera daftarkan perusahaan kalian dan nikmati manfaatnya.
Presensi kehadiran Aplikasi Berbasis Cloud Terbaik
Tentunya melalui informasi di atas, cukup jelas bahwa presensi kehadiran aplikasi merupakan solusi terbaik untuk pebisnis dalam pengelolaan karyawan yang optimal. Tidak sebatas itu saja, namun memastikan penggunaan aplikasi yang berbasis aplikasi cloud lebih memberikan keuntungan yang maksimal dibandingkan dengan teknologi yang lainnya. Sehingga dengan kebutuhan di masa sekarang, penggunaan teknologi absen berbasis online adalah solusi yang paling sesuai.’
Maka dari itu ada baiknya mempertimbangkan penggunaan presensi kehadiran system yang mengusung teknologi tersebut. Supaya perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengawasan, dan di sisi lain karyawan juga tidak sulit dalam mencatatkan kehadirannya kapan saja serta dari mana saja.
Lebih lanjut, pasti akan diperlukan beberapa pilihan aplikasi pendukung yang tepat dalam hal ini. Hanya saja masih banyak pebisnis yang tidak mengetahui opsi mana saja yang tepat untuk digunakan. Dalam membantu pebisnis mengetahui rekomendasi presensi kehadiran aplikasi dengan basis cloud terbaik, berikut ini di antaranya.
Salah satu presensi kehadiran aplikasi yang cukup favorit di antara para pengusaha di Indonesia yaitu sistem HRIS yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari. Berkat sistem yang satu ini, maka perusahaan dapat mencatat seluruh hal terkait kehadiran karyawan secara mudah dan akurat. Mulai dari jadwal kerja, shift karyawan, presensi, hingga cuti maupun lembur, semuanya dapat tercatat otomatis dengan sistem yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari ini.
Tercatat dalam aplikasi yang satu ini, terselip berbagai fitur menakjubkan yang dapat ditemukan para penggunannya. Misalnya saja fitur pengelolaan presensi yang memberikan bantuan dasbor untuk pembuatan jadwal kerja karyawan. Sehingga perusahaan dapat memantau jadwal kerja secara akurat dan melihat laporan terkait dengan jadwal tersebut. Selain itu fitur ini mampu memberikan informasi mengenai presensi karyawan setiap harinya secara real time. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja serta kehadiran karyawan setiap hari.
Masih banyak pula fitur-fitur menarik lainnya yang dapat membantu perusahaan melakukan pengelolaan kehadiran karyawan yang efektif melalui Talenta by Mekari. Termasuk adanya fitur manajemen cuti, fitur pengelolaan jadwal shift, fitur pengelolaan lembur karyawan, hingga fitur timesheet karyawan. Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.