LUMAJANG, RADARJEMBER.ID – Risalah hasil pengawasan kearsipan sementara pemerintah Kabupaten Lumajang telah diterima Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus) Lumajang, Jumat (11/6) lalu. Hal tersebut dilakukan seusai pengawasan selama dua hari dari provinsi. Hasilnya, enam organisasi perangkat daerah (OPD) diketahui tidak teratur dalam pengelolaan arsip. Akibatnya, mereka harus memenuhi arsip hingga akhir Juli.
Pursiwi Pirmintasih, salah seorang arsiparis Disarpus Lumajang, mengatakan, memang ada enam OPD yang belum teratur dalam pengelolaan arsip. “Istilah kami, OPD itu sebagai pencipta arsip. Dari 42 OPD yang ada, hanya 36 OPD yang teratur pengarsipannya. Sedangkan sisanya, pencipta arsip itu masih kurang teratur,” katanya.
Kekurangan tersebut, lanjut Siwi, harus dilengkapi oleh OPD terkait. Ketua dan anggota tim pengawasan kearsipan dari provinsi yang dihadiri Tino Joosetha D.A. dan Bayu Purwito meminta untuk segera dilengkapi. “Pengawasan tahun ini memang berbeda dengan tahun sebelumnya. Jika dulu, meskipun kurang masih diberikan toleransi. Sekarang tidak ada lagi toleransi. Arsip yang kurang harus segera dilengkapi. Kami diberikan waktu hingga akhir Juli,” lanjutnya.
Dia menjelaskan, ada sejumlah kriteria penilaian pengawasan. Di antaranya tata naskah dinas (TND), klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis (SKKAAD), dan jadwal retensi arsip (JRA). Selain itu, pembinaan, pengelolaan arsip inaktif, statis, dan dinamis juga dinilai. “Kebijakan-kebijakan itu menjadi penting dalam penilaian. Termasuk juga organisasi kearsipan (OPD, Red), sumber daya manusia (SDM), prasarana dan sarana, serta pendanaan kearsipan. Semua ini harus ada,” jelasnya.
Dia menambahkan, minimal dua poin arsip dalam OPD harus ada. Sehingga, OPD tersebut bisa disebut sebagai OPD teratur arsip. “Ada tiga poin. Yakni pemilahan, penyimpanan, dan pemberkasan arsip. Tetapi, jika OPD hanya melengkapi dua poin saja, sudah bisa dikatakan teratur,” tambahnya.
Dia berharap, hasil penilaian tahun ini lebih baik. Sebab, selama tiga tahun terakhir, Lumajang selalu di peringkat ke-20 se-Jawa Timur. “Semoga hasilnya lebih baik lagi. Sehingga bisa naik peringkat,” harapnya.
Jurnalis: mg2
Fotografer: Istimewa
Editor: Hafid Asnan